Tirer profit des données économiques de la ferme

Les données économiques représentent un système global d'informations intégrant l’ensemble d’un processus : le classement des documents, l’encodage des données, les routines de travail, l’analyse de l’information et de ses résultats. 

Toute information produite engendre un coût, qu'on l'intègre en interne ou qu'on le délègue à une personne extérieure telle qu’un·e comptable. Pour que cette information coûteuse se transforme en valeur, l'entrepreneur·euse (l’agriculteur·rice dans notre cas) doit l'analyser et l'utiliser dans sa prise de décision.

Malheureusement, et c'est commun à tous les secteurs, les entrepreneur·euse·s qui ont l'information de leur comptable cherchent principalement à répondre à des besoins fiscaux et aux obligations légales. 

On finance donc un système d'information qui pourrait être utilisé pour divers objectifs mais, dans la majorité des cas, il ne sert qu'à rencontrer des obligations légales.

Comptabilité et rentabilité

La comptabilité générale a pour objet, pour une année :

La comptabilité générale enregistre les opérations dans une optique financière suivant une forme légale; la comptabilité analytique traite les données de manière à analyser le fonctionnement de l’entreprise afin d’en améliorer sa gestion.

Elle se compose de deux éléments distincts :

• L'analyse économique basée sur le compte de résultats (charges et produits) qui permet entre autres d’évaluer la rentabilité de la ferme et de ses ateliers,
• L'analyse financière basée sur le bilan (actif/passif).

La comptabilité se fait de manière annuelle et ne permet d’analyser ses données qu’a posteriori.

Parmi les différents indicateurs économiques calculés au sein des comptabilités, on peut retrouver la rentabilité à l'échelle de la ferme dans sa globalité et des différents ateliers qui la composent.

La rentabilité, c'est la différence entre tous les produits et les charges. 

• De manière globale, la rentabilité peut être comparée d'une année à l'autre et on peut ainsi analyser les évolutions, ce qui s'améliore, se dégrade...

• Le rapport entre charges fixes et variables est un enjeu pour l'ensemble des entreprises. Au plus les charges fixes sont importantes par rapport aux charges variables, au plus une entreprise est exposée à des risques en période d'incertitude, de variation des rentrées financières.
  Plusieurs modèles économiques et stratégies visent à rendre un maximum de charges variables. Une charge variable s'adapte à la hausse ou à la baisse du niveau d’activité, tandis qu'une charge fixe ne s’y adapte pas. En conséquence, avec un haut taux de charges fixes, si l’activité (et donc les recettes) diminue, l’entreprise est exposée à un déficit rapide et donc une mise en difficulté, d’où l’importance de cet indicateur. 

• Avec une analyse de la rentabilité par activité, les charges et produits sont classés par rapport à ces activités. La rentabilité globale peut ainsi être décortiquée pour chaque pôle d'activité (pour la vente directe, les grandes cultures, l'élevage...) voire par culture. Cette analyse plus fine permet d’identifier ce qui contribue ou non à la rentabilité de l'entreprise et ainsi conduire à des décisions de correction voire de suppression d’une activité. 
  Un élément parfois bloquant, ce sont les coûts fixes, avec des actifs ou des dépenses qui sont faits sur plusieurs activités. Dans ce cas-là, il faut une clé de répartition, même approximative. 

Exemple : si le tracteur sert à la fois pour l'atelier d'élevage et de grandes cultures, l'agriculteur doit estimer comment répartir la charge du tracteur entre les deux activités selon un pourcentage.

• Une analyse par ratio, par exemple le ratio des charges de personnel sur le chiffre d'affaires, des rapports de charges par rapport à des rentrées, … Il existe une multitude de ratios, certains sont intuitifs (postes de charges / recettes par exemple) et se calculent facilement sur base des données par nature.

Trouver son propre système d’organisation

Comment gérer et analyser ses données économiques ? Trois étapes sont identifiées pour mettre en place une gestion des données économiques.

Étape 1 : Évaluer ses besoins

Au même titre qu’un·e entrepreneur·euse, un·e agriculteur·rice doit évaluer ses besoins. Si le suivi de la trésorerie permet de s’assurer de la présence de liquidité pour honorer ses paiements, il peut être complété par une comptabilité de gestion agricole. Cette dernière permet non seulement de répondre à des besoins fiscaux, mais elle permet également de maitriser les chiffres de l'activité, d’être en capacité d'analyser et de générer une information qui permet de comprendre la rentabilité de telle ou telle activité et donc de poser des choix de stratégie et d'investissements.

Étape 2 : Identifier l'outil

En fonction de ses besoins, il existe une multitude d'outils. Certains sont très complexes et vont au-delà des besoins tandis que d’autres sont trop simples. C'est à analyser au cas par cas mais globalement, de nombreux outils peu onéreux sont disponibles pour fournir des rapports détaillés. L’encodage des données, la routine et la rigueur de travail restent néanmoins essentiels.

La réalisation d’une comptabilité agricole, compte-tenu de sa complexité, se fait via un organisme comptable. Certains organismes (tels que la DAEA, Elevéo, syndicats agricoles, services provinciaux) proposent des comptabilités analytiques. Le suivi de la trésorerie peut se faire de manière simple dans un tableur informatique, mais il existe aussi des outils tel que TresoFerme. TresoFerme est gratuit, spécifique au milieu agricole, adapté aux fermes diversifiées et inclut la transformation et de la vente directe.

Etape 3 : Etablir une procédure

Il est nécessaire de construire une routine régulière pour stocker les documents et encoder les données pour le suivi de la trésorerie. Le problème est souvent lié aux pics de travail, fréquents en agriculture. Le travail administratif est mis en pause, ce qui occasionne une accumulation de travail à devoir rattraper. Le temps à consacrer à tout l'administratif qui a été postposé en sera d'autant plus long.

Il est donc très important d'établir une routine, afin de répartir le travail au mieux, de gagner du temps et de ne pas perdre d'information. Par ailleurs, même si l’encodage des données peut paraitre fastidieux, cette étape permet de s'approprier ses chiffres et de les maitriser. Cette étape peut cependant être déléguée.

Aucun système n'est efficace sans y consacrer du temps, même si on choisit un outil excellent. Sans y consacrer du temps, il y a peu de chance que l'information soit efficace pour la gestion de l'entreprise. 

Déléguer l’encodage ? Oui mais…

Si on délègue, on doit conserver la phase d'analyse et de compréhension des informations. 

Souvent, les informations comptables arrivent longtemps après que les évènements aient eu lieu, et donc elles ne permettent pas une prise de décision en temps opportun. D’autre part, les chiffres seuls sont difficilement compréhensibles, ce qui aboutit à une non-utilisation de l'information dans la gestion de l'activité.

Le suivi de la trésorerie vient donc en complément de la comptabilité, permettant de s’approprier les chiffres et d’effectuer un suivi quotidien.

Retrouve plus d'infos sur l'outil Tresoferme ainsi que le témoignage d'un agriculteur en cliquant ici.